Remise en contexte
Pour rappel, on peut classer la nature des informations touristiques en deux catégories :
– Les informations froides : informations stables, pérennes, qui peuvent être utilisées au fil des mois et qui ne demandent pas ou peu de mises à jour.
– Les informations chaudes : informations ponctuelles, évolutives, correspondant le plus souvent à une actualité, une nouveauté, un fait de nature exceptionnelle.
Actuellement, les informations froides sont collectées par l’office de tourisme à la suite soit de visites annuelles auprès des prestataires, soit de l’envoi de questionnaires (267 prestataires et plus de 400 offres à qualifier de type hébergements marchands, restaurants, patrimoine culturel, patrimoine naturel, équipements touristiques). Ces informations sont ensuite saisies par l’office de tourisme et certains prestataires directement dans APIDAE (plateforme de stockage et d’exploitation d’informations) puis diffusées à partir de cette plateforme sur différents canaux (sites de l’office de tourisme de Moulins et sa région, du CDT, tous les diffuseurs agréés Apidae, etc.).
Le but du précédent atelier (le 19/11/2018) consistait à identifier l’outil le plus adapté pour stocker, diffuser et relayer les informations chaudes de manière plus instantanée en touchant tous les acteurs /prescripteurs. Parmi les cinq outils évoqués et étudiés lors de cet atelier (WhatsApp, LinkedIn, Facebook, Instagram et Slack), Facebook a été retenu car il présente un grand nombre d’avantages :
– Outil gratuit
– Réseau le plus répandu et partagé par le plus grand nombre
– Inclut la possibilité de créer des groupes fermés
– Permet de partager et diffuser de l’information de manière instantanée
– Permet d’alerter en temps réel lors de la publication d’une nouvelle information
– Réseau ergonomique qui peut être consulté à tout moment sur ordinateur, tablette, smartphone
– Outil simple à utiliser
Synthèse des échanges de l’atelier du 14/01/19 (14 participants)
1) A partir de ce constat, le premier point de l’atelier a consisté à définir d’une part le type de contenu à publier dans ce groupe Facebook fermé et, d’autre part, le type d’information à proscrire:
Informations à publier dans ce groupe :
– Modification d’information dès qu’un prestataire en a connaissance (exemples : modification de date et/ou de lieu pour une manifestation, modification des horaires et/ou périodes d’ouverture ou de fermeture pour une exposition, etc.)
– Animation/activité exceptionnelle et ponctuelle (exemples : visite guidée ponctuelle, menu spécial dans un restaurant à l’occasion d’un événement particulier, animation particulière dans un site de loisirs, etc.)
– Offre d’emploi en situation d’urgence (exemple : hôtel recherche réceptionniste à partir de demain, etc.)
– Ouverture d’une nouvelle structure ou fermeture définitive
– Rappel d’événement à venir à courte échéance (exemples : rappel d’un événement/animation/visite/ particulier au maximum une semaine avant jusqu’au jour J)
Informations à proscrire dans ce groupe :
– Autopromotion d’une structure/site/activité (exemple : publication de statistiques de fréquentation, d’articles de presse, etc.)
– Information quotidienne et non pertinente (exemples : menu du jour pour un restaurant, tarif de la nuitée pour un hébergeur, etc.)
2) Le second point de l’atelier a consisté à définir le mode de publication de chaque information dans ce groupe fermé :
– Le mode de publication doit être identique pour tous les utilisateurs de façon à faciliter la lecture de chaque information par les membres du groupe qui pourront ainsi plus facilement la sélectionner en fonction de leurs intérêts.
– Il a été convenu de publier que chaque information selon le modèle suivant :
SECTEUR D’ACTIVITE CONCERNE – Nom de la structure – localisation de la structure (commune) – phrase concise – lien éventuel pour ceux qui souhaiteraient trouver davantage d’informations en lien avec la publication.
Exemple : RESTAURANT – Auberge des Tilleuls – Souvigny – Fermeture exceptionnelle demain (17/01). Réouverture dès le 18/01.
Ce mode de publication ainsi que les règles de bonne conduite pour chaque commentaire seront visibles à tout moment à l’endroit prévu à cet effet dans le groupe fermé.
3) Le troisième point de l’atelier a consisté à trouver le nom de ce groupe fermé. Parmi les diverses propositions, le nom retenu est : Moulins et sa région tourisme pro.
Enfin, les acteurs présents lors de cet atelier ont demandé à ce qu’une formation sur l’utilisation de ce groupe Facebook fermé dédié au partage d’informations entre professionnels du tourisme soit proposée et encadrée par l’Office de tourisme.
Planning de mise en place
Janvier /Février 2019 = Création et lancement du groupe
Février/ Mars 2019 : Actions de communication et sensibilisation pour recruter les membres
Mai 2019 : Premier bilan de fonctionnement du groupe
La discussion autour de ses sujets est ouverte sur le forum jusqu’au 8 février. N’hésitez à réagir sur ce sujet.
Ces échanges font évoluer la réflexion sur ce projet mais Moulins Communauté et l’Office de tourisme se réservent la possibilité d’émettre des propositions différentes lors des choix définitifs en fonction de contraintes techniques et/ou budgétaires.